A papír mintegy 5 000 éves múlttal rendelkezik. Folyamatosan fejlődött – és voltak ugyan kikacsintások egyéb területekre is (például bőrből készült pergamen) – végül elérte a mai formáját. Felhasználási céltól függően számtalan fajtája megtalálható a piacon. Változatos szerkezet, vastagság, összetétel jellemzi őket. Nem pusztán írásra használjuk, hanem festésre, csomagolásra, dobozolásra, nyomtatásra, és még ezer más dologra. Újrahasznosítható, és a nagy szerepe van a környezetvédelemben is (például műanyag szívószál vagy bevásárlószatyor helyett papír szívószál és papírzacskó). A papír jelentősége elképesztő még napjainkban is, amikor szinte minden a digitalizáció felé sodródik a technológia folyamatos fejlődésével. A papír alapú levelet lassan felváltja az e-mail, a reklámújságot a hírlevél, a levélszekrénybe dobott számlát pedig az elektronikus számla.

A digitalizáció szükségessége magánszemélyek, családok esetében

Az okostelefonok, digitális fényképezőgépek elterjedése előtt a családi rendezvények zömét fényképezőgéppel készítették. A képeket előhívták, majd úgy kerültek „archiválásra”, hogy jobb esetben albumokba helyezték, rosszabb esetben pedig az eredeti csomagolásban (a fotólaborban kapott boríték) tárolták. Ezek gyakorlatilag pótolhatatlan emlékek szeretteinkről (akik talán már nincsenek velünk). A családok életében is rengeteg olyan papír van, ami kifejezetten fontos (például adásvételi szerződések, ügyvédi papírok, személyes dokumentumok, stb.). Ezek sérülhetnek az évek során, vagy akár egy sokadik költözködésnél végleg el is kallódhatnak. Mindenképpen érdemes emiatt ezeket digitális formában is tárolni!

A digitalizáció szükségessége cégek esetében

A családoknál is rengeteg papír alapú dokumentum halmozódik fel az évek során, ez cégek esetén pedig hatványozottan igaz. Nagyon sok dolog még mindig papír alapon áramlik be egy cég életébe. Ezt lehet ugyan rendszerezni, mappákba lefűzni, de a mappákat is tárolni kell valahol. Roppant mennyiségről beszélünk, komplett irattári tételről, ami külön helyet igényel. Egy későn észrevett csőtörés, és megsemmisülhet sok év összes dokumentuma. A víz még a jobbik eset, tűzvédelmi szempontból a nagy tömegű papír tárolása rendkívül kockázatos. Ami pedig a tűztől is veszélyesebb, az a bürokrácia. Szigorú jogszabályi előírások vonatkoznak a dokumentumok tárolására és archiválására. A digitalizált dokumentumok könnyen katalogizálhatók és archiválhatók, és a szükséges előírásoknak megfelelően tárolhatók. Ez minimalizálja az esetleges bírságok és büntetések kockázatát, amelyeket a nem megfelelő dokumentumtárolás miatt kerülhet kiszabásra.

Szkennelt dokumentumok kontra papír dokumentumok

Hozzáférhetőség

Papír alapú dokumentumok esetén magánszemélyek a padláson, cégek egy másik épületben (vagy településen) található irattárban keresgélnek. Ki kell keresni a porlepte hat évvel ezelőtti mappát, amibe a bekért dokumentum vélhetően le van fűzve. Digitalizált formában az illetékes kolléga rákeres a gépen a dokumentumra, majd pár klikkeléssel két perc alatt megvan az e-mail, amiben továbbítja a fájlt.

Tárolás 

Papír alapon a dokumentumok rengeteg helyet foglalnak el, és ehhez képest ritkán (de akkor általában nagyon) van szükség rájuk. Adathordozókon, felhőben tárolva ezek pusztán virtuális helyet foglalnak, fizikait nem.

Adatbiztonság, adatvédelem 

A digitális másolatok több szintű biztonsági mentési lehetőséget kínálnak. Az iratokat elmenthetjük felhőszolgáltatásokba, külső merevlemezekre vagy más biztonsági mentési rendszerekbe, így minimalizálva az adatvesztés kockázatát. A digitális fájlok könnyen titkosíthatók, jelszóval védhetők, ez különösen érzékeny adatok esetén fontos. Egy cégnél pedig jellemzően kizárólag érzékeny adatokat tárolnak.

Hatékonyság és költségmegtakarítás 

Ez az első két pontból fakad. Mivel villámgyorsan hozzáférhető egy digitalizált dokumentum, a munka is gördülékeny. Nincs szükség külön helyiségre a fizikai tároláshoz, nem kell esetleg emiatt épületrészt bérelni, fenntartani.

A megoldás a szkenner

A dokumentumok digitalizálásának kulcsa a szkennerek használata. Ezek az eszközök lehetővé teszik, hogy a papír alapú dokumentumokat nagy felbontású digitális képekké alakítsuk. A szkennerek különböző típusai léteznek, és érdemes a felhasználási céltól függően kiválasztani őket.

A modern szkennerek olyan funkciókkal rendelkeznek, amelyek egyszerűsítik a dokumentumok digitalizálását és kezelését. Magas felbontású, részletgazdag képekké „alakítják” a papírt, és a fényképeket. Igény szerint színesben és fekete-fehérben is képesek digitalizálni. Az optikai karakterfelismerés (OCR) technológiával felvértezett szkennerek lehetővé teszik, hogy a szkennelt dokumentumokban található szöveget szerkeszthető formátumban felismerjük és kinyerjük. Ez cégek esetén kiemelten fontos lehet! A szkennelési sebességet lap/perc alapon adják meg – ez függhet a szkennelési beállításoktól. Ha alacsonyabb felbontás is megfelelő, akkor a folyamat is gyorsabb lesz. A sebesség viszont annyira nem mérvadó, ha automatikus adagolós modellt választunk, hiszen ott elindítjuk a folyamatot, és a gépet magára is hagyhatjuk. Méret és hordozhatóság tekintetében is széles a választék, cégek esetében kifejezetten a nagyobb tételben dolgozó szkennerek népszerűek, vagy azok a könnyű, hordozható, akkumulátorról működő szkennerek pedig üzleti utakra is tökéletesek. Helytakarékossági okokból természetesen a magánszemélyek is inkább a kompakt, kisebb modelleket választják.